Caso de Éxito: Transformando la Gestión de Ventas con No-Code
Desafío: Optimizar el Proceso de Ventas para Fabricantes y Viajantes
La gestión de ventas, especialmente para empresas con redes de viajantes o vendedores, a menudo se ve obstaculizada por procesos manuales y sistemas propietarios inflexibles. Una empresa fabricante de productos enfrentaba este desafío: su sistema de pedidos, aunque funcional, requería que los vendedores iniciaran pedidos a través de correos electrónicos, generando una carga manual significativa para la gestión y seguimiento. Este proceso no solo era propenso a errores, sino que también ralentizaba la comunicación y la toma de decisiones.
La Solución No-Code: Agilidad y Automatización con Dizu.Online
En Dizu.online, desarrollamos una aplicación de gestión de ventas No-Code personalizada para esta empresa, utilizando la potencia de Airtable como base de datos flexible y Make.com para la automatización inteligente. Nuestro objetivo fue transformar un flujo de trabajo engorroso en un proceso ágil y eficiente.
Herramientas utilizadas:
En este caso utilizamos Gmail para correos electrónicos, Make.com para automatizaciones, y Airtable para gestión y automatizaciones.
Así lo logramos:
- Ingesta Inteligente de Correos: Implementamos una automatización vía Make.com que monitorea los correos electrónicos entrantes. Al detectar un email con condiciones específicas (por ejemplo, una dirección particular o palabras clave en el asunto/cuerpo), el sistema automáticamente importa el contenido relevante y crea una nueva fila en la base de datos de Airtable. Esto eliminó la carga manual de datos inicial y aseguró la captura de cada oportunidad de venta.
- Panel de Control Intuitivo: Cada operación de venta se carga en una fila dedicada de Airtable, funcionando como un tablero de control dinámico y centralizado. La gestión principal se articula alrededor de una columna de «Estado», permitiendo un seguimiento visual y en tiempo real del progreso de cada operación.
- Edición Eficiente de Datos: Los datos importados pueden ser acomodados fácilmente en las columnas correspondientes de la aplicación, o incluso copiarse desde filas anteriores similares, reduciendo el tiempo de carga y minimizando errores.
- Notificaciones Automatizadas y Personalizadas: La solución permite la notificación fluida de las diferentes etapas de gestión, tanto a la empresa como a los clientes. Un simple cambio en el valor de una columna de «Notificación» dispara correos electrónicos automatizados.
Estos correos combinan dinámicamente los campos de todas las columnas, acelerando drásticamente el tiempo de comunicación de información crítica como:
- Gestión de Comprobantes Visual: Se agregó una columna para adjuntar fotos de comprobantes, que también se incluyen automáticamente en las notificaciones, añadiendo un nivel extra de verificación y transparencia.
- Sistema de Retraso de Notificaciones para Precisión: Para evitar errores y permitir correcciones, implementamos un sistema único que retrasar las notificaciones por unos minutos. Esto es crucial cuando se duplica una entrada similar en la base de datos o se necesita editar un trámite, asegurando que solo se envíen las notificaciones correctas una vez finalizada la edición.
Resultados: Mayor Eficiencia y Comunicación Optimizada
Esta solución No-Code transformó la forma en que la empresa gestiona sus ventas, logrando:
- Reducción Drástica del Tiempo de Carga de Pedidos: La automatización de la importación de correos eliminó horas de trabajo manual.
- Mejora en la Comunicación Interna y Externa: Las notificaciones automatizadas y personalizadas garantizan que todas las partes estén siempre informadas, reduciendo la fricción y mejorando la satisfacción del cliente.
- Reducción de Errores Humanos: La minimización de la entrada manual de datos y el sistema de retraso de notificaciones contribuyeron a una mayor precisión en la gestión.
- Mayor Transparencia y Trazabilidad: El tablero de control centralizado y la inclusión de comprobantes visuales ofrecen una visión clara y completa de cada operación.
- Flexibilidad y Adaptabilidad: Al ser una solución No-Code, la aplicación es fácilmente adaptable a futuras necesidades y cambios en el proceso de ventas.
En Dizu.online, demostramos cómo las herramientas No-Code pueden ser la clave para una gestión de ventas más inteligente, eficiente y conectada.
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