Integra Airtable y Telegram para enviar notificaciones con un bot
Cuando los avances del mundo digital primero aparecieron en nuestras vidas hace años, había una promesa implícita de liberarnos de numerosas tareas y hacernos la vida más fácil. Décadas después esa promesa tal vez se ha cumplido en muchos aspectos, pero las tareas no dejan de sumarse y las pestañas de los navegadores se multiplican.
Este tipo de herramientas que construimos con no code, tienen la intención de recuperar algo de ese tiempo que consumen las tareas repetitivas y tediosas. En este caso, la automatización ha permitido recuperar muchas horas que hubieran sido empleadas en notificar a distintos grupos de trabajo.
Nuestro caso de uso es el siguiente: una persona trabaja con distintos grupos de Telegram, acordando realizar constantemente publicaciones en medios de prensa. Una vez pautada la publicación, se debe notificar a cada cliente de sus publicaciones, con el link del posteo. Eso conlleva un ida y vuelta desde el sitio web a Airtable en este caso, y de ahí a Telegram para avisar que la tarea ya se realizó. Ahí es donde este automatismo se hace útil. Por supuesto puede haber muchos otros casos de uso.
Cómo crear una automatización de notificaciones entre Airtable y Telegram utilizando mailhooks de Make.com
Qué estamos construyendo:
Crearemos un sistema donde:
- Actualizas una información específica de un cliente en Airtable.
- Esto desencadena automáticamente un mensaje a tu bot de Telegram.
- El mensaje se envía a distintos grupos específicos de chat en Telegram que se indiquen.
Herramientas necesarias:
- Telegram: Una app de mensajería donde recibirás las notificaciones.
- Airtable: Una base de datos similar a una hoja de cálculo donde almacenas la información de los clientes.
- Make.com: Una plataforma visual de automatización que conecta Airtable y Telegram.
Guía paso a paso:
- Configuración del bot de Telegram:
- Ve a BotFather en Telegram y crea un nuevo bot.
- Anota el token único de tu bot (una cadena de letras y números).
- Inicia un chat con tu nuevo bot y usa una herramienta como
@userinfobotpara obtener tu Chat ID. - En tus grupos de chat donde quieras enviar notificaciones automáticamente desde Airtable, agrega el bot que creaste como admin.
- ¿Cómo obtener los Chat IDs de los grupos en Telegram? Envía cualquier mensaje en un grupo donde tu bot ya esté agregado como admin. Luego ve a esta URL api.telegram.org/bot[API-TOKEN-DE-TU-BOT]/getUpdates. (Reemplaza los corchetes con el api token de tu bot de Telegram). Ahí encontrarás los datos de Chat ID de tus grupos, como se muestra en la imagen de abajo.
- Prepara tu Airtable:
- Asegúrate de tener una tabla en Airtable donde almacenas los detalles de los clientes.
- Elige un campo en esta tabla que, al cambiarlo, indicará que se debe enviar una notificación (por ejemplo, un campo «Estado de notificación» que cambie a «Sí»).
- Crea un aautomatismo en Airtable que envíe un correo cuando se cumpla la condición elegida. *El correo se deberá enviar a la dirección de Mailhooks que te proveerá Make en el siguiente paso.
- Es importante que tengas una columna con el Chat ID de los grupos de chat que tengas en Telegram.
Notas importantes:
- ID de chat negativo: Si estás intentando encontrar el ID de un chat de grupo, el ID será un número negativo. Puedes encontrarlo utilizando los mismos métodos, pero el valor tendrá un prefijo «-100».
- Privacidad: Ten cuidado con quién compartes tu ID de Chat, ya que permite a otros contactarte directamente en Telegram.
- Crea la automatización en Make.com:
- Comienza un nuevo escenario en Make.com.
- Agrega el módulo de Mailhooks de Make, que permite activarse cuando recibe un correo electrónico.
- Agrega el módulo «Send Message» (Enviar mensaje) de Telegram.
- Agrega el campo Chat ID al Subject (asunto) en la configuración del módulo.
- Configura el módulo para crear un mensaje utilizando los datos de Airtable. En el ejemplo agregamos el link publicado y la fecha.
- Prueba y ajusta:
- Realiza un cambio en el campo desencadenante de un registro de Airtable.
- Verifica en tu bot de Telegram si recibiste la notificación.
- Si es necesario, ajusta el contenido del mensaje o la forma en que Make.com maneja los datos.
Cómo funciona:
- Actualizas la información de un cliente en Airtable, cambiando el campo desencadenante que dispara el automatismo.
- Make.com detecta este cambio y toma los detalles relevantes del cliente.
- Make.com le indica a tu bot de Telegram que envíe el mensaje con la información del cliente a tu Chat ID.
- Recibes el mensaje en Telegram como si fuera enviado por tu bot de Telegram, sabiendo al instante qué ha cambiado.
Beneficios clave:
- Ahorro de tiempo: No más revisar y enviar mensajes manualmente.
- Precisión: Las notificaciones se activan por cambios en los datos, reduciendo errores.
- Personalizable: Tú controlas qué datos activan el mensaje y qué dice el mensaje.
